职责描述文件（Job Description）是一种用于详细描述特定工作职责、任务和要求的文件。这些文件通常包括有关岗位名称、工作职责、所需技能和经验、工作条件等信息。我国《药品生产质量管理规范》及《药品上市许可持有人落实药品质量安全主体责任监督管理规定》等规范指南中都提及“企业应当配备足够数量并具有适当资质（含学历、培训和实践经验）的管理和操作人员，应当明确规定每个部门和每个岗位的职责”等相关要求。

GVP中的相关部门是指药物警戒部门以外的可能参与药物警戒活动的部门，应当在其部门职责中明确与药物警戒活动有关的职责。原则上应由各部门按企业要求起草和维护部门内不同岗位的职责文件，并确保体现其药物警戒的职责。例如，销售部门的职责文件中须考虑纳入“协助收集并按公司规定时限向药物警戒部门报告AE“的职责。如在实际操作中将相关部门的药物警戒职责体现在某一份文档中，需确保各相关部门被充分培训并理解其药物警戒职责。