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Question:

受控文件怎么界定？是否只要有签批，版本号，生效日期就可以被认定为是受控文件？还是必须经生效流程才算是受控文件？如果公司只有规程文件的管理流程，那么PSMF和组织架构图等文件如何作为受控文件管理？

Answer：

受控文件通常是组织内的关键文档，需要特殊的管理和控制以确保其合规性和有效性，建议公司建立受控文件管理的书面流程。如果公司只有规程文件的管理流程，但需要管理其他类型的受控文件，如PSMF和组织架构图，可以考虑以下做法：1. 修改公司的文件管理流程，以包括其他类型的受控文件。确保这些文件有适当的审批和生效流程，并按照版本号和签批来管理。2. 建立一个明确的文件分类系统，将不同类型的文件归类为不同的机密等级，这有助于标识哪些文件需要特别的管理和控制。3. 考虑使用文件管理工具或文档控制软件来简化受控文件的管理、版本控制和审批流程。