员工的培训记录是GXP数据的一部分，因此培训系统也有应该符合21 CFR PART 11对于电子数据和电子签名的要求，且应具有稽查轨迹（Audit Trail）的功能。导出的Excel培训记录是否符合GCP的要求取决于导出的记录是否经过验证且可作为电子记录的核证副本(certified copy)。具体阐述如下：           

首先，在对培训系统进行验证时，就应对其电子记录、电子签名、稽查轨迹等功能进行风险评估和测试。如果账户权限控制完善，电子签名符合要求，且已产生的电子培训记录不可修改和删除或稽查轨迹功能完善，则应以原始的电子培训记录为原始记录进行保存，并在稽查与检查时提供。如果系统不符合21 CFR PART 11，例如培训完成不需要电子签名、培训记录可随意修改不留痕迹等，则须采取相应措施缓解合规风险。根据MHRA GXP Data Integrity Guidance and Definitions第6.13 “Where systems do not meet the audit trail and individual user account expectations, demonstrated progress should be available to address these shortcomings. This should either be through add-on software that provides these additional functions or by an upgrade to a compliant system”, 可以给软件安装稽查轨迹插件、或者将软件升级为合规版本。

其次，Excel导出的数据并不是培训的原始数据。如果要用Excel导出数据供稽查与检查，则在软件验证时，还需要添加关于Excel导出的测试：测试导出数据的完整性、准确性，与原始数据的一致性，从而成为原始数据的核证副本。并要采取措施来控制导出Excel的访问权限和安全性。如果Excel导出功能不符合需求，访问权限与安全性不能保证，则不建议在稽查和检查时提供Excel导出的培训记录。