中文 English
Publications Details

药物警戒检查准备就绪(Inspection Readiness)介绍

2022-11-30 16:13:08

引言

 

根据我国新修订的《药品管理法》,药品上市许可持有人对药品研制、生产、经营、使用全过程中的药品的安全性、有效性和质量可控性承担全面的责任。基于药物警戒活动对患者安全和对公众健康的重要性,药品监管部门需要定期或不定期地组织药物警戒检查,以确定上市许可持有人药物警戒职责履职合规的情况,帮助持有人提升药物警戒工作水平和能力。

 

20224月15日,国家药品监督管理局印发的《药物警戒检查指导原则》作为我国药物警戒检查的主要依据,指导原则中规定检查类型分为常规检查和有因检查,检查方式分为现场检查和远程检查。

 

常规检查是基于风险评估、按照计划开展的合规性检查,通常为系统性检查。主要目的是确定药品上市许可持有人包括其代理机构具备符合法律法规要求的药物警戒组织机构、人员、制度、体系和设施,同时检查持有人药物警戒体系运作情况,确定其是否符合药品上市许可持有人的药物警戒义务要求。常规检查通常会提前通知受检企业相关检查事宜,并对需要准备的文件资料和提交时限做出要求。

 

有因检查是对持有人可能存在的药物警戒具体问题或投诉举报等情况开展的针对性检查。有因检查关注特定的药物警戒流程,针对可能存在的不合规或调查已识别的合规问题,具体药品潜在的安全性风险,以及药品上市许可持有人包括其代理机构开展针对性的检查,以确定生产企业是否存在违反相关法律法规的行为。有因检查可能事先不告知,药品监管部门可采取飞行检查的方式,临时通知受检企业并直接实施现场检查。药物上市许可持有人及其附属机构、代理机构都应该随时做好接受检查的准备。

 

日常开展的Inspection Readiness(IR)工作

 

建议药品上市许可持有人将IR纳入质量管理体系中,IR应当是一项持续开展进行的工作,而非只在接收到药品监管部门的检查通知后才进行,建议持有人保证时刻备查的状态。持有人的药物警戒部门还应定期向管理层更新汇报IR活动的进展以保证管理层对整体工作和流程的掌握和了解。必要时还可邀请管理层对IR活动给与相关支持。药品上市许可持有人日常开展的药物警戒IR工作包括但不限于对于迎检流程的准备,对于迎检人员的准备以及对于药物警戒体系相关文件、系统及设施的准备。

 

迎检流程准备

 

针对迎检流程的准备,药品上市许可持有人的质量保证和药物警戒部门应确保持有人建立了检查管理相关的流程和工具,记录与信息管理的流程和工具,知识管理的流程和工具,检查发现项的回复和纠正预防措施管理流程,个人信息保护流程,与药品监管部门的沟通管理流程,与检查议程相关的制度流程,以及其他相关模板工具(例如:检查培训检查文件跟踪清单检查准备清单检查每日汇总等)。

 

人员准备

 

药品上市许可持有人应在日常工作中确保迎检人员准备就绪,确保持有人的质量保证和药物警戒部门建立并维护药物警戒迎检工作组,组员应包括但不限于迎检总负责人,相关部门主要联系人,相关供应商主要联系人,专题专家,每个检查议程的负责人,记录员,设施参观陪同人员,翻译员以及信息传递员。同时,还应确认在迎检过程中前、后屋的人员安排,关键岗位的后备人员以及远程协助人员。在日常工作中,应对迎检工作组的成员进行定期或特定的培训,以保证工作组人员能够胜任相关迎检工作。

 

文件、系统及设施准备

 

药品上市许可持有人还应在日常工作中维护好药物警戒体系相关文件、系统及设施,使其处于迎检准备就绪的状态。持有人的药物警戒部门以及质量相关部门应维护好与检查相关的药物警戒体系流程文件与系统列表,及时更新药物警戒负责人与药物警戒专职人员的简历和职位描述文件,并确定持有人所使用的系统或平台在检查前、中、后期能满足迎检工作组和检查员审阅和共享文件的需求。持有人所使用的系统或平台还需具备设置系统权限的功能,并保证检查室(前屋),支持室(后屋)和远程协助的可及性。持有人还应配备随时可征用的,可以满足检查所需的会议室作为检查时的检查室(前屋)和支持室(后屋)。

 

其他准备

 

除了以上的日常迎检准备工作外,持有人还应尽可能提供年度的检查准备就绪的培训,确保员工在开展工作前具有相关资质并获得适当的培训,对供应商合同协议进行管理和维护,并开展内部模拟检查或自查不断提升企业药物警戒体系运行效能,确保药物警戒活动持续符合相关法律法规要求。

 

收到检查通知后的IR工作

 

上市许可持有人在日常进行IR工作完善药物警戒体系、合规地进行药物警戒活动、做好法规监测与沟通等的基础上,当持有人接收到药物警戒检查通知后,应发起迎检流程,全面并有针对性地开展迎检准备,并针对检查中发现的问题及时制定有效的整改计划并实施。

 

 检查前

沟通

 

持有人在接收到药物警戒检查通知后应及时向管理层报备并告知检查相关信息和要求,特别是药物安全委员会,并和药物警戒业务相关部门、供应商、商业合作伙伴等进行沟通,包括持有人呼叫中心,医学信息部,注册部,销售部,市场部,临床研究部等。若药物警戒活动有委托外包服务的应及时沟通告知其做好迎检支持准备,如其内部流程、人员培训、药物警戒系统等。若涉及产品共同开发或上市后商品共同推广等,也应告知相应的商业合作伙伴进行相关支持。

 

持有人还应在收到药物警戒检查通知后尽快确定基本迎检计划,包括指定的迎检负责人员和其他配合人员。指定的迎检负责人员应根据检查通知,核实相关要求,如有任何疑问应尽快向检查组或检查人员提出以澄清。持有人还应与检查单位确定检查范围、方式、地点、时间、人员及其需求等。

 

培训

 

药物警戒团队和质量团队应对可能参与现场/远程检查的人员(包括药物警戒人员和其它相关部门人员)进行培训,如面谈注意事项,文件搜索能力等。如有需要,还可组织模拟检查对迎接团队进行演练。

 

后勤安排

 

持有人应根据检查需求做好后勤准备,包括但不限于检查点设置,设施设备准备以及检查人员与迎检人员行程安排。

 

持有人需提前预定作为检查室(前场)和准备室(后场)的会议室。现场检查的准备主要包括前场和后场的人员分配及职责,面谈者的注意事项和办公室其它员工的注意事项等。前场的人员主要包括检查负责人如药物警戒负责人,记录员,质量部人员,面谈者(按需进入),及翻译员(如需要);后场的人员主要包括文件准备协调员、药物警戒团队核心成员/主题专家,文件质量审核人员,后勤支持人员等。

 

办公设施设备准备包括电话,网络设施,会议室电子设备、打印机等安排,还包括检查沟通设施与文件传输设备机制的准备。持有人也可与检查组确认所需的设备支持以便提前准备。人员行程安排包括内部人员差旅安排,访客卡,公章等的准备工作。持有人还需与检查组确认其行程,以便安排检查人员到访时的迎检人员与指引陪同人员。

 

文档准备

 

文档准备中包括检查组提前要求的文件,例如药物警戒体系主文件、标准操作流程列表等。持有人应在准备递交前进行质量审查并经过药物警戒负责人和/或质量负责人批准。持有人需提前准备现场检查首次会议企业介绍幻灯片包括企业概述、持有人药物警戒概况介绍、职责分工、组织架构图等。药物警戒团队及质量团队还应根据药物警戒检查要点对药物警戒体系、流程文件,关键药物警戒活动文档、记录等进行准备并进行质量审查。如有需要翻译的文件,务必要在检查前、提交给检查组前完成翻译及校对工作。

 

持有人还应在检查前提前审查既往内部审查发现项,药品监管部门检查发现项和承诺,未完成的纠正与预防措施,已识别的风险和相关计划的执行,员工简历和职位描述,药品重大安全性事件或药品召回记录,和具体研究档案等。

 

 检查中

检查员到达后,应根据企业访客的相关标准化流程进行访问和安全检查,并立即通知相应的迎接负责人或联系人。在检查员被移交给迎接工作组人员之前,检查员需要有人陪同。

 

检查首次会议的内容应包括但不限于参加检查人员介绍,检查计划及议程,企业情况概述,药物警戒体系概述及组织架构以及相关制度与规程等。

 

针对检查员提问询的回复或支持文件应及时提供,药物警戒检查中所提供的文件经药物警戒人员准备后,均应进行质量审查,并经药物警戒团队和/或质量团队负责人审批后保证文件完成无误后提供给检查员。 面谈者一般进入前场面谈前也应在后场做好准备,回答问题时自信、专业、简洁、诚实、不做个人推测等。发现项和问题一般会在检查期间提出,如需要,持有人可以在会上进行澄清。

 

当检查员提出设施参观的要求时,持有人需安排人员陪同参观。持有人可提前准备空白电脑以便当检查员有相关需求时使用检查员在接触公司电脑前必须提前设置系统访问权限。持有人也用尽量满足检查员感兴趣的领域。在现场检查的其它办公室员工,应注意保持桌面整洁、佩戴好工牌、保持专业。

 

在检查末次会议上,持有人质量保证代表和当地管理层应参会并感谢检查员,询问检查员是否已满足检查所需。检查员会在末次会议上讨论发现项并给出后续整改要求。持有人如对检查结果存在异议,也可在末次会议上与检查员进行沟通。

 

 检查后

检查后的回复与整改主要包括对检查报告中发现的持有人药物警戒体系与活动的缺陷项的根本原因分析,纠正和预防措施计划的制定与实施,以及有效性评估。

 

根本原因分析

 

持有人应对所发现的缺陷项,特别是主要缺陷项和严重缺陷项进行根本原因分析,并对每一个根本原因采取有针对性的,具体的,可评估的预防和纠正措施。在做根本原因分析前要清晰地界定问题,并区分所发现的缺陷项是由个体原因还是系统原因引起的。持有人在进行根本原因分析时可以采用例如“五个为什么”和“鱼骨图”等分析法找到问题的所有表征,并最终挖掘到根本原因。

 

制定与实施纠正和预防措施计划

 

纠正和预防措施计划的主要元素包括即时的纠正行动,纠正措施和预防措施及其涉及的流程/活动和实施时间。即时的纠正行动旨在将问题或缺陷项的影响降到最低;纠正措施是为了消除问题的根源以防止问题的再次发生;预防措施目的在于消除问题的潜在根源,防止问题的发生。在确定纠正和预防措施时可继续不断发问“问题的根本原因是如何被预防和检测的”,直到找到解决根本原因的根本解决方法。每个行动的实施时间应考虑对问题产生的影响的风险评估和根本原因的发生频率等。持有人的正式整改报告应在通过企业管理层的审阅和批示后,在规定时限内递交监管机构。持有人应向监管机构汇报纠正和预防措施实施的进展和完成情况。

 

纠正和预防措施的有效性评估

 

持有人应在检查结束后将缺陷项及其纠正预防措施和整改计划存档在持有人质量管理系统中,并在纠正和预防措施完成后进行其有效性评估。对于每个根本原因的纠正预防措施均应进行有效性评估,在评估中考虑流程、相关文件审查要点、定期审查、验证和指标值等元素,用于有效性评估的数据是可获得和便于管理的,有效性评估要基于结果或数据以便有证据证明问题的根本问题已经得到解决,有效性评估的时间点应根据问题可能再次发生的时间来确定。

 

总结

 

药物警戒检查是为了发现持有人日常药物警戒工作的不完善之处,更好的改进药物警戒体系和规范日常药物警戒活动,不断提升药物警戒体系运行效能,确保药物警戒活动持续符合相关法律法规要求。在日常工作中坚守以患者为中心,保证和提高患者安全为使命,提高风险管理意识,做到坚守和合规,才是药物警戒工作的意义和价值。


1